הבסיס של שיפור תהליכים
כל ארגון בימינו, בכל תחום שהוא, נדרש ליעילות מקסימאלית אם הוא חפץ חיים ושגשוג. התחרות ברוב התחומים עזה, גורמים פנימיים וחיצוניים מאיימים לשחוק את הרווחים, ובעצם לא מאיימים אלא שוחקים – ואם חלק מהתנהלותו של הארגון מבוסס על תהליכים לא אופטימאליים הרי שהדבר עלול להוביל לקריסתו.
הבעיה היא שבמקרים רבים אנשי הארגון עצמו מתקשים לאתר את נקודות התורפה בתהליכי העבודה השונים, בין אם בשל היעדר היכולת לבחון את ההתנהלות מבחוץ, בין אם בשל הקושי לבחון את המצב בעיניים אובייקטיביות ובין אם בשל מחסור בכלים מתקדמים לניתוח תהליכים.
הפיתרון: שכירת שירותיהם של אנשי מקצוע האמונים על שיפור תהליכים. באופן טבעי פיתרון זה מחייב הקצאת משאבים – לא רק שכרם של אנשי המקצוע אלא גם הזמן המוקדש כדי לספק להם את הידע הנדרש לשם ניתוח המצב ושיפורו, ואם תרצו גם הפתיחות והכנות שיש לנקוט כשמכניסים גורמים זרים אל תוך הארגון, דבר שהוא לא תמיד טבעי עבור כולנו (שהרי ייתכן ש"בגללנו" התהליכים הקיימים אינם אופטימאליים).
מצד שני, התועלת מבחינה מקצועית ואובייקטיבית של התהליכים המתנהלים בארגון או בעסק היא כה גבוהה עד שכדאי לבצע את ההשקעה הנ"ל.
תיעוד מדוקדק ומדויק
לא ניתן לשפר תהליכים קיימים ללא היכרות מעמיקה איתם, וזאת מושגת רק אם כל אנשי הארגון, בכל הדרגים, משתפים פעולה באופן מלא עם אנשי המקצוע האמונים על שיפור תהליכים, ובכך מאפשרים להם לצייר תמונת מצב מפורטת ומדויקת של הנעשה בארגון.
זיהוי נקודות התורפה
לאחר שמשורטטת תמונת המצב המלאה והמדויקת של כלל התהליכים המרכיבים את התנהלותו של הארגון, יש לזהות את נקודות התורפה שמונעת מהם להיות אופטימאליים.
חשוב מאוד להשרות בטחון בקרב העובדים ולהטמיע בהם את ההבנה כי לא מתבצע חיפוש אשמים וכי על אף אחד לא תוטל האחריות לכך שהמצב הקיים אינו מיטבי – אלא שהמטרה היא אך ורק לפעול לשיפור תהליכים.
על בסיס הכלל הנ"ל ניתן לצאת לדרך ולאתר נקודות תורפה מהותיות, ובהן למשל אי ניצול טכנולוגיות שכבר הוטמעו בארגון או אי הטמעת טכנולוגיות קיימות שיכלו לשדרג את הביצועים, כפילויות מיותרות, תקשורת בעייתית בין גורמים שונים, בקרה לקויה על ביצוע הנחיות, קבלת החלטות על סמך מידע חסר, אי מיצוי ההון האנושי בעמדות שונות ועוד.
